A natureza tem vários exemplos da eficiência de procedimentos conectados. Um deles é o trabalho em conjunto das abelhas com as flores. Enquanto esses insetos coletam o pólen para a produção de mel, realizam a fecundação das flores tornando possível o desenvolvimento de sementes e frutos. Da mesma forma, a integração de sistemas traz resultados eficientes para as organizações.

Mas quais impactos positivos são vistos nas demandas internas? Quais tipos de integração existem? Como implantar essa prática na empresa? Essas perguntas serão respondidas nos próximos tópicos!

Qual é a importância da integração de sistemas?

Vivemos na época da transformação digital. Sendo assim, a todo instante a tecnologia desenvolve ferramentas inteligentes e de alto desempenho para facilitar a rotina das empresas. E isso é ótimo! No entanto, a ausência de conexão entre essas aplicações impede o aprimoramento efetivo das demandas.

Seria como um exército de homens bem treinados que não cooperam entre si para alcançarem a vitória na guerra. O resultado será uma triste derrota. Por outro lado, quando existe a integração de sistemas, a empresa consegue unir as funcionalidades de inúmeras tecnologias, otimizando as suas estratégias e metas.

Isso é possível por meio da troca de dados e da complementação de tarefas. Por exemplo, o sistema Entreprise Resource Planning (ERP) é capaz de realizar cálculos de tributos fiscais. Dessa forma, o setor de contabilidade obtém essas informações no seu controle interno reduzindo o trabalho manual, erros e evitando multas dos órgãos fiscalizadores.

Com esse sistema integrado, as mesmas informações estarão disponíveis para outros setores da empresa, como o financeiro. Sendo assim, essa área entenderá a quantidade de recursos que são gastos com impostos. Em resumo, a conexão de sistemas permite que os dados internos estejam disponíveis para diferentes funcionários, setores e áreas, garantindo que o acesso seja simples e otimizado.

Porém, para que essa realidade exista dentro de uma instituição, os gestores precisam conhecer os diversos tipos de integração de sistemas. Diante disso, consegue-se escolher as ferramentas que suprirão as necessidades do negócio.

Quais tipos de integração de sistemas existem?

De que adianta um profissional ter todos os tipos de ferramentas para realizar um serviço e não saber como utilizá-los? Ficaria difícil entregar um trabalho de qualidade, concorda? Para entendermos melhor como funcionam alguns tipos de integração de sistemas, a seguir apontaremos as funcionalidades deles.

Banco a banco

A integração do banco de dados da empresa é essencial para a fluidez dos processos. Existem várias aplicações que fazem essa conexão, como o software Business Intelligence (BI). Com ele, a organização integra os sistemas ERP, Customer Relationship Management (CRM), além de planilhas e arquivos de textos.

Com todas essas informações convergindo em uma única plataforma, são gerados relatórios robustos e precisos que direcionam as decisões corporativas, por exemplo, a exploração de uma nova área de negócios, a melhoria do relacionamento com clientes ou a otimização de processos internos.

E-mail e contas a pagar

É possível unir o serviço de e-mail com o software de gestão financeira. Essa opção é vantajosa, em especial, para organizações que negociam com uma grande quantidade de fornecedores. Um desafio que essas empresas enfrentam é gerenciar a movimentação das notas de pagamento.

Porém, a integração dos sistemas permite a adição automática de cada nota emitida e enviada por um fornecedor via e-mail nas contas a pagar. Com essa funcionalidade, a empresa não perde faturas, não atrasa pagamentos, não gera balancetes irreais e não contrai sanções tributárias.

CRM e financeiro

O software CRM se integra ao de gestão financeira para facilitar as demandas da área de faturamento da empresa. Funciona assim: cada vez que o negócio adquire um novo cliente, essas aplicações trocam informações entre si e automaticamente geram um novo contrato de serviços.

Em termos simples, enquanto o CRM detém todas as possibilidades de negócios, que incluem os possíveis e atuais clientes, o software de gestão financeira apresenta apenas os resultados do último grupo. Sendo assim, a organização entende o nível de conversões e de rendimentos obtidos.

APIs

Os APIs (interface de programação de aplicações) permitem a integração e a comunicação entre aplicações virtuais. Esse recurso seria como uma ponte que torna possível a inserção de determinada funcionalidade em um software. Vamos exemplificar.

Imagine que uma empresa esteja na fase final de um processo de recrutamento e seleção de colaboradores. Nessa etapa, os candidatos escolhidos foram contratados. Usando um API, o software ERP extrai todas as informações necessárias da aplicação R&S (recrutamento e seleção) para a inclusão dos contratados na folha de pagamento.

Sendo assim, a organização otimiza o processo de contratação. Além disso, diminui a ocorrência de erros e poupa tempo dos recrutadores que seria gasto com tarefas manuais. Sem dúvida, essa é uma integração muito eficiente e inovadora.

Como adotar essa prática eficiente?

No livro “Enterprise integration patterns”, dos escritores Gregor Hohpe e Bobby Woof, foram esclarecidos os fatores que levam a uma implantação correta da integração de sistemas. Segundo os autores, a empresa precisa levar em consideração as tecnologias utilizadas, o formato dos dados, o tempo de atualização e o nível de acoplamento.

Entre as principias abordagens da integração estão: o compartilhamento do banco de dados, a transferência de arquivos, a web service e mensageria (utilização de mensagens para estabelecer a comunicação entre as aplicações).

Um bom começo seria pela integração do ERP com os sistemas de várias áreas da empresa, uma vez que essa aplicação é escalável e flexível. Dessa forma, a organização terá o controle e a comunicação em tempo real das informações.

Atualmente, as organizações estão investindo pesado na política de dados, que envolve a captação de informações vindas de várias tecnologias baseadas na inteligência artificial e no big data.

Toda essa arquitetura integrada de dados direciona as estratégias comerciais das instituições. Sendo assim, deixar de implantar a integração de sistemas pode impactar no progresso comercial do negócio. Além disso, a conexão de sistemas é um processo que garante a sobrevivência da empresa em curto, médio e longo prazo.

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