A tecnologia envolvida na administração de uma empresa pede que seja realizada a integração de sistemas, permitindo maior agilidade nos processos internos.
Afinal, anteriormente, era comum que os diferentes departamentos de uma empresa utilizassem sistemas individuais, atendendo a demanda do setor.
No entanto, com o desenvolvimento de novas tecnologias permitindo uma integração perfeita entre as mais variadas áreas de uma empresa, é possível que o seu estabelecimento aposte na utilização de um sistema único.
Isso porque centralizar as informações em apenas uma fonte pode favorecer a administração do seu negócio, já que facilita a obtenção de dados importantes, além de permitir uma atualização mais dinâmica do sistema.
Outra grande vantagem da integração é poder acessar os conteúdos do seu sistema diretamente pela internet. Afinal, a tecnologia envolvida no desenvolvimento do software permite o armazenamento de informações na nuvem.
Isso possibilita que tanto um sistema para restaurante, quanto para uma empresa de artigos de decoração seja acessado facilmente. Isso ocorre independentemente da localização, precisando apenas de sinal de internet.
Como funciona a integração de sistemas?
A integração de sistemas depende de uma equipe eficiente de TI (Tecnologia da Informação), capacitada para unificar os diferentes softwares de uma empresa em um único ERP.
O ERP (Enterprise Resource Planning) tem essa função, sendo o sistema integrado de gestão empresarial utilizado para unificar os diferentes softwares.
Desse modo, uma empresa de montagem industrial em SP, por exemplo, pode utilizar o ERP dentro do seu estabelecimento, de modo a tornar todos os seus departamentos interligados. Consequentemente, isso facilita a administração interna do local.
Assim, os técnicos habilitados para o serviço de unificação analisam cada um dos sistemas da sua empresa e encontra o melhor meio de transformar todos eles em um único ERP.
Para isso, é preciso adaptar a base dos softwares, tornando-as compatíveis para que os dados inseridos em cada um deles não se percam durante a integração.
Dentro de uma empresa, é possível encontrar vários sistemas, com diferentes finalidades, sendo eles:
- Para registro financeiro;
- Para registro de funcionários;
- Controle de entrada e saída de mercadorias;
- Cadastro de clientes e fornecedores;
- Relacionamento com os clientes.
Pode ser que vários deles possuam características importantes para o seu negócio, mas certamente utilizar separadamente os diferentes tipos de sistemas pode demandar paciência e bastante tempo do seu dia.
Além disso, eles podem conter dados importantes sobre diferentes aspectos da sua empresa, como os registros de compra de empilhadeira elétrica e outros equipamentos, o contato dos prestadores de serviço de manutenção, etc.
Por serem informações de grande importância, elas devem estar acessíveis a qualquer momento e em qualquer lugar.
Nesse sentido, o ERP se torna uma solução prática para o seu negócio, já que a base de dados dos diferentes sistemas é acomodada em uma só.
Administração do relacionamento com os clientes
Entre todos os sistemas mencionados, existe um em especial que deve ser integrado ao seu ERP de maneira otimizada, garantindo que a sua base de dados de clientes não se perca, prejudicando o seu negócio.
Esse é o famoso CRM (Customer Relationship Management), o sistema de gestão do relacionamento com clientes.
Com isso, sua estrutura permite que você controle as diferentes etapas do contato com o cliente, acompanhando o avanço de negociações e de fornecimento de produtos.
O CRM é um dos sistemas mais importantes de uma empresa justamente por essas funcionalidades.
Isso porque elas permitem que empresas de usinagem, assim como estabelecimentos de outros segmentos, administrem de maneira mais assertiva a carteira de clientes.
Por conter informações detalhadas dos seus compradores, tal como dados pessoais e histórico de negociações com a sua empresa, é fundamental que a unificação do seu CRM seja feita de maneira adequada com o seu novo ERP.
Desse modo, não há prejuízos em relação a organização do seu estabelecimento, garantindo uma integração de sistemas de qualidade.
Os benefícios da integração de sistemas
Apesar de parecer ser um procedimento bastante complexo, a integração de sistemas é de grande importância para uma empresa.
Além disso, ela permite uma série de benefícios e facilidades, tais como:
- Controle abrangente e unificado;
- Associação de setores;
- Diminuição dos erros de comunicação interna;
- Gerenciamento de estoque facilitado;
- Segurança de informações;
- Maior produtividade e redução de custos.
Maior controle do seu negócio
Qual empresário não se sente mais confiante ao juntar todos os processos internos de administração em um único lugar?
Nesse sentido, o ERP funciona como um sistema de automação: ele permite que você coordene diferentes áreas a partir de um software principal, modificando e aprimorando os seus controles de maneira muito mais simples.
Assim, é possível administrar os seus custos financeiros, a rotina e os procedimentos internos do seu estabelecimento, a entrada e saída de mercadorias e muitos outros pontos.
Por isso, se você deseja obter um controle total sobre a sua empresa, investir na integração de sistemas é o caminho mais assertivo para isso.
Junção de setores
Nada mais prático do que uma comunicação eficiente entre setores. Isso se torna uma realidade com um ERP capaz de interligar os departamentos da sua empresa de modo bastante produtivo.
Assim, em vez de desenvolver novos processos para criar uma ponte entre os setores da sua empresa, o ERP permite que informações importantes estejam disponíveis para todos, ao mesmo tempo.
Isso porque um estabelecimento especializado nos serviços de jateamento abrasivo, por exemplo, pode precisar interligar os seus departamentos para que a sua demanda interna funcione de modo otimizado.
Assim, quando alguém interessado liga para agendar o serviço, ele pode ser lançado no sistema e acessado pelo gerente da empresa.
Com isso, ele pode separar os materiais necessários para o processo e delegar a atividade para um dos seus funcionários.
Por isso, a integração de setores pode ser um aspecto de grande importância para uma empresa, facilitando a rotina diária do local.
Comunicação efetiva e com menos erros
Um sistema integrado permite que a comunicação interna seja mais assertiva, além de evitar erros comuns da transmissão de informações.
Essas situações podem ser bastante desagradáveis para um estabelecimento, principalmente se elas prejudicarem ou criarem alguma situação incômoda para os clientes.
Por isso, um ERP pode ser indispensável para uma empresa de montagem de painéis elétricos, já que os seus processos internos ou tabela de preços para instalações e reparos pode ser extensa e cheia de detalhes.
Nesse contexto, a transmissão de informações precisa ser feita de maneira atenta para não haver problemas.
Uma consulta rápida ao ERP pode prevenir que dados incorretos sejam divulgados, de modo que a integração de sistemas se torna fundamental em casos como esses.
Controle e gerenciamento de estoque
O estoque pode ser um setor de difícil administração quando não há um controle rígido da área.
O ERP entra, também nesse ponto, como uma solução para organizar a quantidade de materiais, garantindo que não falte nenhuma matéria-prima para o seu estabelecimento.
Desse modo, vários processos, tal como os serviços de usinagem de uma fábrica, podem ser feitos normalmente, sem interrupções por falta de materiais.
Informações mais seguras
Um sistema ERP conta com uma estrutura bastante segura, com recursos de criptografia e autenticação de dados, que impedem o vazamento de informações importantes da sua empresa.
Por isso, a integração de sistemas é ainda mais necessária para negócios que lidam com dados pessoais de vários clientes, impedindo que eles sejam perdidos ou acessados de forma imprópria.
A unificação em um único software ainda permite que você dê permissões de acesso conforme o cargo de cada funcionário, de modo que as informações confidenciais do seu negócio sejam acessadas apenas pelas pessoas certas.
Aumento de produtividade e redução de custos
Toda empresa séria prima pela produtividade interna do seu estabelecimento. Um ERP pode fazer isso de maneira bastante eficiente.
Isso porque, ao centralizar todos os sistemas em um só, ele permite que o trabalho seja concluído rapidamente.
Isso faz com que a rotina do local seja otimizada, possibilitando que atividades que demandavam um grande número de pessoas e um longo período de tempo, possam ser realizadas de maneira completa e simples, graças ao acesso direto a um sistema integrado.
Desse modo, processos custosos podem ter o seu orçamento reduzido devido às funcionalidades do ERP, que tornam as tarefas cotidianas mais fáceis e acessíveis.
Além disso, como grande parte das atividades pode ser centralizada no sistema, é possível que a estrutura da sua empresa exija investimentos cada vez menores, otimizando processos e tornando-os mais assertivos.
Por isso, a integração de sistemas é fundamental para os negócios que desejam crescer e facilitar a sua administração, provendo um ambiente de trabalho eficiente e funcional.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.