O Brasil é responsável por 98% de todas as ações trabalhistas do mundo. De acordo com o ministro Luís Roberto Barroso, do Supremo Tribunal Federal (STF), esse é um dado preocupante para um país que representa 3% da população mundial. Apesar de a reforma trabalhista ter demonstrado uma queda de 34% nos processos, em 2018 foram 1,7 milhões de reclamações.

Por esse motivo, é fundamental seguir a legislação para evitar essas ações. Isso pode ser feito com práticas que organizam informações e documentos, garantindo o cumprimento dos direitos e deveres tanto da empresa quanto dos funcionários.

Para ajudar sua empresa nessa trajetória, listamos quais são as condutas principais para evitar essas reclamatórias trabalhistas. Então, acompanhe conosco para descobrir!

Reconheça o vínculo empregatício

De acordo com a CLT, o vínculo empregatício é caracterizado por 4 elementos:

  1. pessoalidade: somente o contratado, como pessoa física, deverá prestar serviços;
  2. periodicidade: existe frequência na realização das tarefas, ainda que o trabalhador não precise comparecer a empresa todos os dias;
  3. subordinação: o profissional recebe ordens de um superior;
  4. onerosidade: há presença de salário.

Sendo assim, sempre que houver a caracterização desses componentes, o vínculo pode ser reconhecido judicialmente, ainda que o profissional tenha sido contratado como autônomo ou pessoa jurídica (PJ). Inclusive, com o eSocial essa fiscalização ficou ainda mais efetiva.

Quando existe esse vínculo, é necessário realizar os trâmites admissionais de rotina, que são:

  • exame médico;
  • cópias dos documentos pessoais;
  • assinatura do contrato de trabalho;
  • anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
  • inclusão no Livro de Registro de Empregados (LRE).

Faça o registro da jornada de trabalho

O registro de frequência é obrigatório para empresas com mais de 10 funcionários e, quando mecânico ou eletrônico, o relógio também precisa ser homologado pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Dessa maneira, deve conter os seguintes registros:

  • entrada;
  • saída;
  • intervalo;
  • assinatura ou biometria.

Além disso, o relógio precisa fornecer um comprovante para o funcionário, contendo dados que podem ser utilizados em ações trabalhistas. Inclusive, o papel usado na impressão deve proporcionar a duração do documento por até 5 anos.

Essas informações são cruciais para controlar a jornada de trabalho, além de computar a carga horária extraordinária, como horas extras, adicionais noturnos e feriados.

Forneça EPIs obrigatórios

Os equipamentos de proteção individual (EPIs) são utilizados para eliminar os riscos inerentes às atividades do funcionário. De acordo com a Norma Regulamentadora 6 (NR-6), a empresa deve oferecer os recursos gratuitamente. Além disso, também cabe à organização fazer substituição, reparos e fornecer treinamento para uso, sempre que necessário.

O EPI deve ser listado conforme os riscos de acidente e doenças ocupacionais, que são identificados pelo Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA). Esse documento é obrigatório a toda empresa, independentemente do porte, e deve ser feito por profissionais de segurança do trabalho ou medicina ocupacional.

Ainda de acordo com a NR-6, os EPIs têm prazo de validade de 5 anos e as empresas que não se adequarem a essas exigências podem sofrer multas que variam entre R$5 a R$18 mil. Isso sem considerar as indenizações provenientes de acidentes e doenças ocupacionais pela falta ou uso incorreto do equipamento.

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Crie uma programação de férias

O funcionário passa a ter direito ao gozo das férias a cada 12 meses trabalhados, denominado de período aquisitivo. Depois disso, o empregador tem outros 12 meses para conceder as férias, chamado de período concessivo. Caso a empresa se confunda com as datas, pode ter que pagar férias em dobro ao trabalhador, ainda que a diferença corresponda a 1 dia de atraso.

Por esse motivo, é essencial ter um cronograma de férias de todos os funcionários. Essa prática serve tanto para organizar a produtividade do setor quanto para evitar ações trabalhistas. Além disso, é preciso:

  • notificar o período de gozo ao funcionário por meio do aviso de férias, com 30 dias de antecedência;
  • efetuar o pagamento até 2 dias antes do início do recesso, com adicional de 1/3;
  • documentar o fato no LRE e CTPS.

Se houver consenso entre as partes, as férias também podem ser fracionadas em até 3 períodos, desde que todos sejam a partir de 5 dias e um deles dure, pelo menos, 14 dias — exceto em férias coletivas, que podem ser divididas em 2 períodos de, no mínimo, 10 dias.

Cumpra as exigências sindicais

Os sindicatos do trabalhador e patronal se reúnem periodicamente para discutir melhoria nas relações trabalhistas entre empregados e empregadores. Em casos mais específicos, com uma ou mais empresas, também pode haver acordo coletivo de trabalho ou, até mesmo, sentença normativa designada pela Justiça do Trabalho por meio do dissídio.

Nessas pautas, são discutidos ajustes, como:

  • jornada de trabalho;
  • piso salarial;
  • benefícios como plano de saúde e vale refeição;
  • descansos remunerados.

Isso significa que a convenção coletiva de trabalho (CCT) deve ser conferida regularmente para assegurar que todas as medidas definidas em assembleia sejam cumpridas pela empresa. Para obter atualização constante dessas informações, acompanhe as mídias dos sindicatos e garanta que tanto o e-mail quanto o endereço da empresa estejam sempre atualizados para envio de comunicados.

Esteja em constante atualização sobre a legislação trabalhista

A Lei 13.467/2017, mais conhecida como Reforma Trabalhista, alterou mais de 100 elementos da CLT. As principais mudanças foram sobre:

  • banco de horas;
  • jornada de trabalho;
  • intervalo intrajornada, como horário de almoço ou janta;
  • rescisão contratual e por acordo;
  • trabalhos autônomos ou sob medida;
  • insalubridade para funcionárias gestantes.

Dentro deste cenário, é importante aprofundar no assunto para realizar medidas corretivas, evitando ações trabalhistas. Por exemplo, você sabia que já existem parâmetros para funcionários que trabalham de home office? Ou que, por meio do termo de quitação assinado pelo empregado e sindicato, a empresa pode se defender em caso de futuras reclamatórias trabalhistas?

É fundamental estar em constante atualização para acompanhar eventuais alterações na lei e, inclusive, a criação de medidas provisórias. Algumas fontes confiáveis são:

  • sites oficiais, como TST e Secretaria de Trabalho do Ministério da Economia (antigo MTE).
  • jornais e revistas;
  • fóruns, canais e blogs de referência.

Como você pôde perceber, manter a organização de arquivos trabalhistas é uma etapa fundamental para evitar ações judiciais. Todas as condutas que listamos devem ser realizadas com base em recibos de entregas e documentação, comprovando ciência do empregado, data e responsáveis envolvidos.

Além disso, vale a pena investir em métodos que facilitam a checagem desses dados e a troca de informações entre os setores, como as soluções automatizadas. Elas ajudam na integração dessa comunicação e na emissão de relatórios customizados, facilitando o acompanhamento em tempo real e prevenindo as temíveis ações trabalhistas de surpresa.

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